Een offerte kan niet alleen beschouwd worden als het financiële, maar ook het visuele en intellectuele visitekaartje van jouw bedrijf. De opmaak, schrijfstijl, vormgeving en professionele uitstraling van jouw offerte geven - naast de prijs -, een indruk van wie je bent en waar je voor staat. Zeker als je beginnend ondernemer of starter bent, is de eerste indruk die jouw offertes maken van cruciaal belang. Maar hoe stel je precies een goede offerte op, die er strak en professioneel uitziet? Een offerte die de kans vergroot op de verkoop van jouw product of dienst?
De vormgeving van de offerte
Nog los van de inhoud is de vormgeving van de offerte een belangrijk eerste aandachtspunt. Zorg voor goed verzorgd briefpapier, voorzien van een helder logo en goed leesbaar lettertype, en laat offertemappen bedrukken in jouw huisstijl om ze in op te bergen en te verzenden. Naast briefpapier, de eigen huisstijl en offertemappen bedrukken is de opmaak en schrijfstijl van groot belang. Controleer jouw offerte grammaticaal goed, gebruik positieve en actieve taal. En zorg uiteraard voor een consequente lay-out.
De inhoud van de offerte
Van groot belang is natuurlijk de inhoud van jouw prijsopgave, gericht op een of meer producten en/of diensten. Zorg dat je de prijs vermeldt inclusief btw en eventuele reiskosten. Vergeet niet jouw zakelijke bankrekening te vermelden. Van groot belang is ook om de voorwaarden en bepalingen te benoemen voor het uitvoeren van de door jou aangeboden werkzaamheden, producten of diensten. Je bent verplicht ook de volgende zaken te vermelden, namelijk jouw bedrijfsgegevens, de gegevens van de potentiële klant aan wie jouw offerte is gericht, datum, offertenummer, een samenvatting, jouw uurloon of totaalprijs, de geldigheidstermijn van de offerte en een verwijzing naar de algemene voorwaarden van jouw bedrijf.
De algemene voorwaarden
Als opmaker van een offerte is het niet verplicht om de algemene voorwaarden mee te sturen. Maar verstandig is het wel. Door de algemene voorwaarden mee te zenden, ben je zo open en transparant mogelijk en voorkom je discussies achteraf. Wie zijn algemene voorwaarden namelijk proactief meestuurt, zorgt ervoor dat deze voorwaarden bindend zijn en staat bij een onverhoopt geschil juridisch sterker.
De verzending van de offerte
Verstuur jouw offerte het liefste digitaal en per post. Digitaal kies je voor pdf, omdat de lay-out dan hetzelfde blijft en de ontvanger niks kan veranderen aan de inhoud. Bij verzending per post laat je offertemappen bedrukken die er stijlvol uitzien en waar je jouw offerte instopt. Professionaliteit gaat voor alles!
-(2).gif)
